Recepción y validación de factura electrónica

¡Sistema de Recepción, control y validación al instante!

• Precios y Contratación

• Descripción del sistema

• Características generales

• Ventajas

• Descargar información aquí

Precios y Contratación

Debido a que cada cliente cuenta con diferentes requerimientos y cada empresa factura de diferente manera, te invitamos a que te pongas en contacto con nosotros para así poder asesorarte en el proceso, ofrecerte una solución a tus necesidades y realizarte una cotización apropiada.

 

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Descripción del sistema de recepción

 El sistema de recepción de comprobantes fiscales, es una aplicación para aquellas personas que reciben facturas electrónicas de sus proveedores y requieran de un control, administración y validación de una manera sencilla, rápida y totalmente configurable.

 

Como receptor de factura electrónica, tienes la obligación de asegurarte que estos sean 100% válidos para poder hacer la deducción de los mismos.

 

Si requieres más información acerca del sistema de recepción y validación de factura electrónica, puedes consultar la ficha técnica en la siguiente liga:

 

Haz clic aquí para consultar ficha técnica del sistema.

 

 

 

 

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Características generales

• Portal de acceso

 

La aplicación cuenta con dos portales uno para tí y un portal web de acceso exclusivo para tus proveedores en el cual ellos podrán enviar sus facturas, ver notificaciones y visualizar el estatus en el que se encuentra cada una de ellas.

 

 

• Buzón electrónico de recepción

 

La aplicación cuenta como extra con un buzón electrónico configurable este sirve para que directamente el proveedor envíe sus facturas a una dirección de correo electrónico definida por el cliente y este hacer las validaciones pertinentes en lugar de ingresar al portal web.

 

 

• Validaciones CFD y CFDI

 

Los archivos cargados por tu proveedor pasarán por un proceso de validación que incluye: Validación de serie y folio ante el SAT, validación de certificados, estructura del XML, cadena y sello digital, sello del timbre fiscal, validación del proveedor autorizado de certificación (PAC), codificación del documento entre otros requerimientos que especifica el SAT. Todo esto con la finalidad de verificar que los comprobantes que recibes sean 100% válidos y deducibles ante el SAT.

 

 

• Asignación de facturas a área o usuario

 

La aplicación te permite si lo requieres asignar la factura recibida a otro usuario para su revisión o consulta. Es decir al recibir una factura esta puede ser asignada a otro usuario u a otra área dentro de la empresa para su revisión. Cada usuario dependiendo sus privilegios o rol puede asignarle un estatus a dicha factura o no.

 

 

• Configuración de roles

 

Asigna diferentes roles a cada usuario, de solo lectura, de solo generación de reportes, restricción de acceso a pantallas, capacidad para asignar estatus etc.

 

 

• Configuración de estatus

 

Puedes crear o no diferentes estatus que le puedes asignar a cada factura cuando la recibes. Estos estatus los verán reflejados tus proveedores por Ejemplo: Recibido, En revisión, Por pagar, Rechazado etc.

 

 

• Configuración de áreas o departamentos

 

Si tu operación de negocio requiere que antes de pagar una factura pase por un flujo de revisión de varios departamentos o áreas. Si tú lo requieres puedes crear o dar de alta diferentes áreas o departamentos dentro de la aplicación y crear un flujo de autorización.

 

 

• Configuración de proveedores nacionales o extranjeros

 

Ya que la factura electrónica en México se compone de un XML y un PDF los proveedores extranjeros no cuentan con un XML. La aplicación te permite dar de alta proveedores extranjeros y solicitarles un PDF o una imagen de su factura si así lo requieres.

 

 

• Sistema Multi usuario

 

Capacidad para asignar de 1 a N usuarios que requieran utilizar la aplicación.

 

 

• Configuración de notificaciones

 

Cuenta con un panel donde podrás notificar a tus proveedores los horarios de recepción de facturas, el procedimiento para envío o lo que tú requieras notificar a tus proveedores.

 

 

• Recepción de XML y PDF

 

Puedes configurar el solo recibir archivos XML o forzar a que tus proveedores incluyan el PDF. En caso de proveedores extranjeros solo exigir un PDF o imagen de su factura.

 

 

• Reportes

 

Puedes generar en Excel o Word reportes de todas las facturas recibidas además de poder filtrarlo por diferentes campos.

 

 

• Historial de cambios

 

Podrás visualizar cualquier cambio desde que se recibe la factura, a que usuario se le hizo llegar, si se asignó a un área o departamento, si se le modifico el estatus todo esto con registro de fecha, hora y usuario.

 

 

• Bandeja de recepción

 

Contarás con una bandeja de recepción donde podrás visualizar la factura recibida, verificar su validación, descargarla en un formato PDF. Si tú lo requieres también podrás asignarla a otra persona o departamento, modificarle el estatus, asignarle un comentario etc.

 

 

• Alta de proveedores

 

Alta de proveedores ya sea nacionales o extranjeros para que puedan ingresar al portal y enviar sus facturas.

 

 

• Recepción Múltiple

 

El sistema recibe y válida diferentes facturas ya sean CFD o CFDI simultáneamente por proveedor.

 

 

• Avisos a usuarios

 

En el momento que un proveedor envía una factura el usuario es notificado por correo electrónico para la revisión de la misma.

 

 

• Carga de comprobantes

 

Tus proveedores contarán con un portal en donde podrán cargar sus comprobantes ya sea uno por uno o por lotes.

 

 

• Estatus

 

Configura los diferentes estatus que podrá tener un comprobante ej. ACEPTADO, RECHAZADO, PENDIENTE DE PAGO etc.

 

 

• Administración de usuarios

 

Administra los usuarios internos de tu aplicación.

 

 

• Administración de Roles

 

Administra los permisos y alcanze de tus usuarios.

 

 

• Configuración de la aplicación

 

Configura la aplicación de tal manera que se ajuste al proceso actual de recepción de tu empresa.

 

 

 

 

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Ventajas del sistema

Evita problemas y asegúrate que los comprobantes que recibes tienen validez fiscal, algunas de las ventajas que podrías aportar a tu empresa son:

 

• Validación

 

Asegura la validez de los comprobantes que recibes.

 

 

• Configuración

 

No es necesario que modifiques el proceso actual de tu negocio, configura la aplicación para que se adapte a tus procesos de recepción.

 

 

• Rapidez

 

Agiliza tu proceso de recepción y simplifica tus procesos administrativos.

 

 

• Información

 

Toda la información que necesitas de tus comprobantes, en un solo lugar.

 

 

• Optimización

 

Automatiza tus procesos como la recepción y aprobación de tus comprobantes y ahorra en costos administrativos.

 

 

 

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¿Que es Facturación Electrónica? SAT

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